Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Praxis kommt es weiterhin zunehmend zum Übergang von Kindertageseinrichtungen auf neue Träger. Dieses Rundschreiben soll bei einem solchen Trägerwechsel frühzeitig eine verlässliche Orientierung geben und mögliche Unsicherheiten im Verfahren ausräumen. Es soll sichergestellt werden, dass die Übergänge nach den Qualitätsstandards des SGB VIII und des KiBiz NRW sowie ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs erfolgen und bestehende Förderbindungen gewahrt werden.
Dabei ist als Trägerwechsel der Vorgang gemeint, bei dem die rechtliche und organisatorische Ver-antwortung für eine Kindertageseinrichtung von einem bestehenden Träger auf einen neuen Träger übergeht (Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB). Die Rechtsträgerschaft geht hierbei vollständig, d.h. einschließlich aller Pflichten aus dem Betrieb, Organisation, Aufsicht, Personalverantwortung und Finanzierung der Einrichtung auf den neuen Träger über. Der Wechsel betrifft damit sowohl den rechtlich-administrativen Bereich (z.B. Betriebserlaubnis, Fördermittel etc.) als auch betriebsorganisatorische Aufgaben (z.B. Personalverantwortung etc.). Der reine Namenswechsel eines Trägers stellt keinen Trägerwechsel in diesem Sinne dar.

Ein Trägerwechsel erfordert eine abgestimmte Prüfung durch verschiedene Bereiche des LWL-Landesjugendamts Westfalen. Einige Prozesse sind hierbei durch das LWL-Landesjugendamt Westfalen
genehmigungsbedürftig. Falls der Träger, der die Einrichtung übernimmt, noch nicht als freier Träger der Jugendhilfe anerkannt ist, muss auch dieser Punkt in den Blick genommen werden.

1.    Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII
Ein Trägerwechsel erfordert eine rechtzeitige Planung und ist dem LWL-Landesjugendamt Westfalen und dem zuständigen Jugendamt frühzeitig durch den bisherigen Träger anzuzeigen, vgl. § 47 Abs. 1 Nr. 3 SGB VIII. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII ist trägergebunden und geht nicht automatisch (bspw. im Rahmen eines Betriebsübergangs nach § 613 a BGB) auf den neuen Träger über. Bei einem Wechsel der Trägerschaft ist eine neue Betriebserlaubnis erforderlich. Ein Antrag des neuen Trägers auf eine neue Betriebserlaubnis ist über KiBiz.web zu stellen.

a. Einrichtung eines Zugangs zu KiBiz.web
Die örtlich zuständigen Jugendämter sollen den Trägerwechsel begleiten und unterstützen, wie auch bei der Einrichtung des Zugangs zu KiBiz.web für den neuen Träger. Im November 2025 wurde
in KiBiz.web im Modul Betriebserlaubnis die Ergänzung zur Beantragung einer Betriebserlaubnis bei einem Trägerwechsel implementiert. Seitdem ist es Trägern, die eine Einrichtung übernehmen,
möglich, einen Antrag auf Betriebserlaubnis zu beantragen, bevor der Datensatz zum Wirkdatum in KiBiz.web den Träger wechselt. Voraussetzung hierfür ist, dass das örtlich zuständige Jugendamt
den in der Zukunft liegenden Trägerwechsel über die Strukturverwaltung in KiBiz.web für das entsprechende Kindergartenjahr meldet. Im Falle einer Übernahme durch einen neu gegründeten Träger, muss dieser Träger durch das örtlich zuständige Jugendamt unter Verwendung der zur Verfügung gestellten Informationen und Adressdaten in KiBiz.web zur Anlage gemeldet werden. Dem Träger werden nach der Datenanlage durch die Softwarefirma die initialen Zugangsdaten für KiBiz.web an die benannte Adresse per Post (aus datenschutzrechtlichen Gründen) zugesandt. Auf die Bearbeitungsdauer hat das LWL-Landesjugendamt Westfalen keinen Einfluss. Nicht KiBiz geförderte Einrichtungen werden durch das LWL-Landesjugendamt Westfalen angelegt.

b.    Prüfung des neuen Antrags auf Betriebserlaubnis
Das LWL-Landesjugendamt Westfalen prüft den Antrag auf Betriebserlaubnis durch den neuen Träger dahingehend, ob dieser die Mindestanforderungen im Betriebserlaubnisverfahren erfüllt. Der
Personalbestand in KiBiz.web muss hierzu auf dem aktuellen Stand sein. Die neue Betriebserlaubnis wird an den neuen Träger über KiBiz.web erteilt.

Folgende Unterlagen müssen mit dem Antrag mindestens eingereicht werden:

• • inklusionspädagogische Konzeption
• • einrichtungsbezogenes Schutzkonzept
• • aktueller Grundriss der Kindertageseinrichtung
• • ggf. Stellungnahme des zentralen Trägers
• • entsprechende Stellungnahme aus Perspektive der Jugendhilfeplanung (erfolgt durch das Jugendamt).

c.    Übergabe der Personaldaten an den neuen Träger
Neu ist zudem, dass die Jugendämter im Zuge der Angabe des Trägerwechsels in KiBiz.web im Sinne der Träger einstellen können, ob der bisherige Träger seine Personaldaten an den neuen Träger
übergeben möchte. Hierzu ist eine Einverständniserklärung gegenüber dem Jugendamt notwendig. Das LWL Landesjugendamt Westfalen-Lippe stellt ein Formblatt zur Dokumentierung des Einverständnisses zur Übergabe der datenschutzrelevanten Personaldaten zur Verfügung:

https://www.lwl-landesjugendamt.de/de/betriebserlaubnis/fuer-kitas/#antragsverfahren-30930908

Hierunter finden Sie ein Dokument „Einwilligungserklärung Datenübermittlung“.
Ist dies erfolgt, kann der neue Träger der Kindertageseinrichtung bereits schon vier Monate vor dem Datum des Trägerwechsels auf die Einrichtung in KiBiz.web zugreifen. Dadurch soll ermöglicht werden, dass der Antrag auf Betriebserlaubnis beim LWL-Landesjugendamt Westfalen schon vor dem eigentlichen Datum des Trägerwechsels gestellt werden kann.

2.    Investive Förderung und Zweckbindung
Zuwendungsbescheide richten sich an den zum Zeitpunkt der Bewilligung aktuellen Träger als Zuwendungsempfänger und knüpfen an dessen Rechtsform, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und an die konkreten Fördervoraussetzungen an. Die Zweckbindung ist objektbezogen und bleibt auch bei einem Trägerwechsel vollständig bestehen. Ein Trägerwechsel darf die Einhaltung der Zweckbindung aus einer vorangegangenen investiven Förderung nicht gefährden. Er ist daher immer über das örtliche Jugendamt beim LWL-Landesjugendamt Westfalen, Sachbereich 330 Finanzielle Förderung von Kindertagesbetreuung, anzuzeigen, wenn die Einrichtung in der Vergangenheit investiv gefördert wurde und noch eine laufende Zweckbindung besteht. In diesen Fällen ist der Trägerwechsel zwingend zustimmungsbedürftig. Bitte nutzen Sie dafür den Kontakt gem. Anlage 1 zu diesem Rundschreiben.

Der neue Träger tritt im Rahmen des Trägerwechsels bzw. des Betriebsübergangs im Sinne von § 613a BGB in sämtliche Rechte und Pflichten, einschließlich der Dokumentations- und Nachweispflichten sowie der Rückforderungsrisiken aus den dem bisherigen Träger erteilten investiven Zuwendungsbescheiden ein. Mit Landesmitteln gefördertes und noch in einer Zweckbindung befindliches Inventar ist dem neuen Träger unentgeltlich zu überlassen. Eine entsprechende Regelung ist in die entsprechenden Unterlagen zum Trägerwechsel (z. B. Urkunde oder Betriebsübergangsvertrag) aufzunehmen.

Folgende Unterlagen sind dem LWL-Landesjugendamt Westfalen durch das örtliche Jugendamt zur Prüfung des Trägerwechsels vorzulegen:

• unterschriebene Verpflichtungserklärung, dass alle Rechte und Pflichten aus den Zuwendungsbescheiden durch den neuen Träger vollumfänglich übernommen werden. Die Erklärung enthält als Bestätigung:
  • gefördertes und noch in der Zweckbindung befindliches Inventar geht unentgeltlich auf den neuen Träger über
  • genehmigte neue Betriebserlaubnis bzw. Inaussichtstellung einer solchen liegt vor
  • gesetzliche Rücklagen gemäß KiBiz werden auf den neuen Träger übertragen
  • ggf. Verpflichtungserklärung zum Finanzierungsverbot von Terroraktivitäten.
• neuer Miet- bzw. Nutzungsvertrag ist beizufügen.

3.    Betriebskostenförderung
Damit die entsprechenden Verfahren wie z. B. das Antragsverfahren zur Erteilung einer Betriebserlaubnis durchgeführt werden können, muss der Trägerwechsel über die Strukturänderung in
KiBiz.web erfasst und anschließend durch das LWL-Landesjugendamt Westfalen freigegeben werden. Mit dieser technischen Freigabe ist jedoch ausdrücklich noch keine förderrelevante Zustimmung verbunden.

a.    Fördersatzwechsel (§ 36 Abs. 3 KiBiz NRW)
Führt der Trägerwechsel zu einer Erhöhung des Zuschusses nach § 36 Abs. 3 KiBiz NRW, erhält der neue Träger gemäß § 36 Abs. 3 S. 2 KiBiz NRW für die betreffende Einrichtung grundsätzlich den
bisherigen Zuschuss. Soll der Trägerwechsel ausnahmsweise zu einer Erhöhung des Zuschusses führen, ist ein entsprechender, begründeter Antrag des Jugendamtes auf Ausnahmegenehmigung an das LWL-Landesjugendamt Westfalen rechtzeitig vor dem 15. März für eine Umsetzung für das am 01. August beginnende Kindergartenjahr zu stellen. Hierfür gilt ein Genehmigungsvorbehalt der obersten Landesjugendbehörde (Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration, MKJFGFI NRW).

b.    Trägerwechsel im lfd. Kindergartenjahr: Hinweise zu Endabrechnung und Verwendungsnachweis
Da bei einem unterjährigen Trägerwechsel für die jeweilige Einrichtung lediglich eine Endabrechnung und ein Verwendungsnachweis erstellt wird, empfiehlt es sich, bereits im Betriebsübernahmevertrag Regelungen zu treffen hinsichtlich der

• Rücklagen(-übertragung)
• Pflicht zur Erstellung des Verwendungsnachweises inkl. der hierfür erforderlichen Informationsübermittlung an den neuen Träger
• Aufteilung evtl. Nachzahlungen oder Rückforderungen auf bisherigen und neuen Träger, die sich nach Prüfung der Endabrechnung und des Verwendungsnachweises ergeben.

c.    Rücklagen (§ 40 KiBiz)
Nach § 40 KiBiz NRW sind nicht verausgabte Mittel einschließlich des Trägeranteils gemäß § 36 Abs. 2 KiBiz NRW einer Betriebskostenrücklage und bei Trägern, die Eigentümer bzw. wirtschaftlich dem Eigentümer gleichgestellt sind, einer Investitionsrücklage zuzuführen. Beim Trägerwechsel sind die zum Zeitpunkt des Trägerwechsels bestehenden Rücklagen einer Einrichtung nach § 40 KiBiz NRW inkl. Trägeranteil auf den neuen Träger zu übertragen. Alternativ sind vorhandene Rücklagen zurückzuzahlen.

d.    Statuswechsel von Eigentum auf Miete (§ 9 Abs. 2 DVO-KiBiz)
Ist der Trägerwechsel mit einer Statusänderung verbunden, d. h. soll eine mit investiven Landesmitteln geförderte, bisher im Eigentum/eigentümergleich geführte Einrichtung mit einer noch laufenden Zweckbindung vom neuen Träger zukünftig als Mieteinrichtung geführt werden, kann eine Mietförderung gemäß § 9 Abs. 2 DVO KiBiz in Verbindung mit § 34 Abs. 1 KiBiz NRW und Nr. 3.1
Mieterlass-KiBiz lediglich in begründeten Ausnahmefällen erfolgen. Allein finanzielle Gründe des Trägers sind hierfür in der Regel nicht ausreichend. Anträge auf Ausnahmegenehmigung sind, verbunden mit einer Darstellung der besonderen Situation der betreffenden Einrichtung, die aus Sicht des Jugendamts eine Ausnahme begründet, an das LWL-Landesjugendamt Westfalen, Sachbereich 330 Finanzielle Förderung von Kindertagesbetreuung, zu richten. Hingewiesen wird auf die Regelungen des Mieterlass-KiBiz zu einer erforderlichen Anrechnung des investiven Landeszuschusses im Fall einer Ausnahmegenehmigung zur Mietförderung sowie auf die materielle Ausschlussfrist (15. März) zur Beantragung von Mietzuschüssen.

e.    Betriebskostenmodule in KiBiz.web
Der neue Träger erhält in KiBiz.web ausschließlich Zugriff auf die Betriebskostenmodule ab dem Kindergartenjahr des Trägerwechsels. Für die vorherigen Kindergartenjahre verbleibt der Zugriff ausschließlich beim bisherigen Träger.

4.    Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe
Die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe ist an den jeweiligen Träger gebunden und kann nicht übertragen werden. Sofern der neue Träger die Voraussetzungen des § 75 SGB VIII erfüllt, kann er bei der gem. § 27 AG KJHG NRW zuständigen Behörde die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe beantragen.

• Zuständig für die Anerkennung ist das örtliche Jugendamt, wenn der Träger der freien Jugendhilfe vorwiegend im Bezirk des Jugendamts tätig ist (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 AG KJHG NRW).
• Das Landesjugendamt ist zuständig, wenn der Träger vorwiegend im Bezirk des Landesjugendamtes in mehreren Jugendamtsbezirken tätig ist, wobei anstelle des Landesjugendamtes das Jugendamt des jeweiligen Kreises zuständig ist, sofern die Jugendamtsbezirke demselben Kreis angehören (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 AG KJHG NRW).
• Das Ministerium als oberste Landesjugendbehörde ist zuständig, wenn der Träger in beiden Landesjugendamtsbezirken gleichermaßen tätig ist sowie in allen übrigen Fällen (§ 27 Abs. 1 Nr. 3 AG KJHG NRW), insbesondere auch für bundesweite Anerkennungen.

Eine Mindesttätigkeitsdauer ist dabei gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allerdings ist zur Prüfung des Vorliegens der Anerkennungsvoraussetzungen in der Regel eine Betrachtung und Bewertung bereits durch den Träger erbrachter Leistungen erforderlich, sodass eine Anerkennung grundsätzlich nach einer kontinuierlichen Tätigkeitsdauer von mehr als einem Jahr erfolgen kann.

Die – mit dem Antrag durch den freien Träger bei der gem. § 27 AG KJHG NRW zuständigen Behörde – einzureichenden Unterlagen und Informationen können der Seite „https://www.lwl-landesjugendamt.de/de/unsere-handlungsfelder/weitere-aufgaben/anerkennung-freier-traeger/“ entnommen werden. Um eine gute Abarbeitung des Antrages zu gewährleisten, sollten die entsprechenden Daten bereits zu Beginn eines Verfahrens möglichst vollständig eingereicht werden.

Ein besonderes Augenmerk sollte auf die folgenden Unterlagen gelegt werden:

• Präventions- und Schutzkonzept
• Nachweis der persönlichen und fachlichen Voraussetzungen
• Satzung / Gesellschaftsvertrag, weitere Vereinbarungen
• Tätigkeitsbeschreibung des Trägers

5. Ansprechpersonen

Im Falle von Rückfragen wenden Sie sich bitte an die bekannten Ansprechpersonen, die Sie aus der Anlage entnehmen können.

Mit freundlichen Grüßen
Der Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

i.A. gez.
Marlies Silies
LWL-Landesjugendamt Westfalen
Referatsleitung Jugendförderung und Tagesbetreuung