Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund der erheblichen Zunahme der Einreisezahlen Minderjähriger und junger Menschen sowie Zunahme der Kostenerstattungsverfahren wurde einer Fortführung des vereinfachten Nachweisverfahrens bis zum 30.06.2026 zur Vereinfachung der Kostenerstattungsverfahren durch das Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes NRW erneut zugestimmt.

Damit soll den entstandenen Rückständen bei der Kostenerstattung und damit bedingten Vorleistungspflichten der Kommunen eingetreten werden.

Wie bereits mit Rundschreiben Nr. 8 vom 06.02.2024 mitgeteilt, sind nur noch in deutlich verringertem Umfang Unterlagen mit den Anträgen zur Kostenerstattung beim LWL-Landesjugendamt vorzulegen.

1. Einzureichende Unterlagen

Zur Prüfung der Kostenerstattungspflicht werden grds. für Anträge bis zum 30.06.2026 - neben dem vollständig ausgefüllten B2-Antragsbogen - nur noch die folgenden Unterlagen für die unten genannten jeweiligen Leistungen der Jugendhilfe als Nachweis benötigt:

Für die Gewährung von Hilfe zur Erziehung nach §§ 27ff SGB VIII:

• Beschluss des Familiengerichtes (Sorgerechtsbeschluss)
• Bewilligungsbescheid der Jugendhilfemaßnahme durch das Jugendamt

Für die Gewährung von Hilfe für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII:

• Entscheidung/Bewilligung der Jugendhilfe durch das Jugendamt
• Nachweis über den aufenthaltsrechtlichen Status (§ 6 Abs. 2 SGB VIII)

Für die Gewährung von Hilfe nach § 13 SGB VIII:

• Aktuelle Schulbescheinigung
• Bewilligung des Jugendamtes
• Ab Erreichen des 18. Lebensjahres der/des Hilfeempfängers/in: ein Nachweis gem. § 6 Abs. 2 SGB VIII

Für die Gewährung einer Hilfe gem. § 19 SGB VIII:

• Bewilligungsbescheid des Jugendamtes
• Geburtsurkunde des Kindes (wird das Kind erst im Laufe der Hilfegewährung geboren, kann der Nachweis nachgereicht werden)
• ab Erreichen des 18. Lebensjahres des Leistungsberechtigten: Nachweis gem. § 6 Abs. 2 SGB VIII

Bei fehlender Schlüssigkeit eines Antrags bzw. unvollständig ausgefülltem Antragsbogen werden ggf. weitere Unterlagen von hier nachgefordert.

Bei der Erteilung eines Kostenanerkenntnisses wird darauf hingewiesen, dass die Verpflichtung besteht, alle anderen im Formular B2 benannten Nachweise weiterhin für den Fall einer Prüfung vorzuhalten.

Dies gilt auch für Nachweise, die die gesetzlich vorgegebene Aufgabenwahrnehmung betreffen, und die durch Nachweise für die Kostenerstattung § 89d SGB VIII im vereinfachten Verfahren nicht
vorzulegen sind, insbesondere bei:

• Verteilung nach Ablauf der Monatsfrist des § 42b Abs. 4 Nr. 4 SGB VIII:

Hier muss den Unterlagen des vorläufig in Obhut nehmenden Jugendamtes zu entnehmen sein, dass die Ermittlungen zur Altersfeststellung gem. § 42f SGB VIII angedauert haben und daher eine Überschreitung der Monatsfrist nicht vorlag.

• Maßnahmen gem. § 42 SGB VIII:

Bei einer über längere Zeit andauernden Inobhutnahme (> 3 Monate) ist aufgrund des Gebots der zügigen Krisenklärung zu dikumentieren , dass die Ermittlung zum jugendhilferechtlichen Bedarf angedauert haben bzw. eine bedarfsgerechte Anschlusshilfe nicht früher zur Verfügung stand.

2. Antragstellung – Serviceportal des LWL: serviceportal.lwl.org

Bitte nutzen Sie für Ihre Antrag auf Kostenerstattung vorrangig die Möglichkeit der online-Antragstellung über das LWL-Serviceportal:

Die Vorteile einer digitalen Antragstellung über das Serviceportal sind:

• Unmittelbare Bestätigung über die erfolgte Zuleitung des Antrags auf Kostenerstattung nach dem Versenden sowie ein PDF- Dokument mit allen Antragsangaben für Ihre Akten;
• Möglichkeit des Speicherns Ihrer Basisdaten für weitere Anträge bzw. Folgeanträge,
• Möglichkeit einer digitalen Übermittlung von weiteren Unterlagen und Rechnungen zum gestellten Antrag ebenfalls über dieses Portal.

Zur Rechnungsstellung verwenden Sie bitte entweder ebenfalls den digitalen Vordruck im online-Antragsformular, sonst bitte das Formular B4, mit dem Sie gleichzeitig die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigen und ferner die Zusicherung geben, dass die aufgewendeten Kosten den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und etwaige Ersatzansprüche gegen andere Leistungsträger oder sonstige Dritte geltend gemacht und abgesetzt werden.

Vergessen Sie bitte nicht, bei der Übersendung von weiteren Unterlagen unser Aktenzeichen anzugeben, welches wir Ihnen ca. 4 – 6 Wochen nach Ihrer Antragstellung mit einer Eingangsbestätigung übermitteln. Ohne diese Angaben und die Verwendung der Formulare ist eine zeitnahe Bearbeitung nicht möglich. Die Formulare sowie weitere Hinweise finden Sie auf der Seite des LWL Serviceportals und auf der Internetseite des LWL-Landesjugendamtes Westfalen.

3. FAQ zur Kostenerstattung gem. § 89d SGB VIII

Seit Kurzem sind auf der Internetseite des LWL-Landesjugendamtes Westfalen – www.lwl-landesjugendamt.de –Antworten zu häufig gestellten Fragestellungen bei der Kostenerstattung gem. § 89d SGB VIII aufgenommen. Von Verfahrensfragen, Fragen zur Art der einzureichenden Unterlagen bis hin zu etlichen einzelnen erstattungsfähigen Positionen wie z. B. Fahrtkosten, Ausbildungskosten, Krankenversicherungskosten, … finden Sie dort Vieles beantwortet.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Der Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

Im Auftrag
gez. Antje Fasse