Regelmäßige Datenerhebungen für die Offene Kinder- und Jugendarbeit finden zu Themen wie Zielgruppen, Angebots- und Besucherstruktur, Beschäftigte und Finanzierung sowohl auf kommunaler Ebene als auch auf Landesebene statt.

Seit 2002 wird durch das Land NRW die regelmäßige Berichterstattung für das Arbeitsfeld der Offenen Kinder- und Jugendarbeit unterstützt. 
Das landesweite Berichtswesen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit ist sowohl für die Kommunen als auch aus Sicht der Landesjugendämter und des Ministeriums für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration in NRW von besonderer Bedeutung.

Die Strukturdatenerhebung OKJA NRW erfasst Daten aller Einrichtungen und die damit verbundenen Veranstaltungen der OKJA in öffentlicher und freier Trägerschaft im Zuständigkeitsgebiet des jeweiligen Jugendamtes in zusammengefasster Form. Dabei werden - wie in der amtlichen Statistik (Erhebung auf Bundesebene über statistische Landesämter, IT.NRW) - nur die öffentlich geförderten Angebote berücksichtigt. Von den Jugendämtern anzugeben ist jeweils die Gesamtsumme aller Angebote im eigenen Zuständigkeitsbezirk.

Die Erhebung erlaubt daher Aussagen zur Situation der Offenen Kinder- und Jugendarbeit „vor Ort“, aber nicht über einzelne Einrichtungen oder Veranstaltungen. Die Auswertung soll ein Gesamtbild der Offenen Kinder- und Jugendarbeit in Nordrhein-Westfalen zeigen, dass die Grundstruktur der Angebote widerspiegelt.

Ziele der Erhebung sind:

• Darstellung der aktuellen Situation der OKJA
• Sichtbarmachen von Trends in diesem Handlungsfeld der Kinder- und Jugendhilfe
• Verbesserung der Datengrundlage für die örtliche Jugendhilfeplanung und Praxisentwicklung
• Anregen der jugendpolitischen Diskussion über die (Weiter-)Entwicklung der Offenen Kinder- und Jugendarbeit

Im Vergleich zur Strukturdatenerhebung zum Berichtsjahr 2013 sind Anpassungen in den Fragekategorien vorgenommen worden, die eine Kompatibilität zur bundesweiten Erhebung der öffentlich geförderten Angebote der Kinder- und Jugendarbeit als Teil der amtlichen Jugendhilfestatistik ermöglichten. Zukünftig werden die gebündelten Daten der kommunalen Jugendämter dann alle zwei Jahre parallel zur neuen Bundesstatistik der öffentlich geförderten Angebote der Kinder- und Jugendarbeit erhoben (2019 –2021–2023 ff.).

Die Jugendämter entscheiden selbst, welche Daten sie für die kommunale Berichterstattung von den Einrichtungen und Angeboten der offenen und mobilen Kinder- und Jugendarbeit in ihrem Bezirk erheben. Die Angaben zur landesweiten Strukturdatenerhebung bildet häufig die Basis.

Das örtliche Berichtswesen sollte in ein Gesamtkonzept der Qualitätsentwicklung eingebunden sein. Dazu haben die örtlichen Jugendämter unterschiedliche Vorgehensweisen entwickelt, die als kommunaler Wirksamkeitsdialog, Qualitätszirkel oder Qualitätsdialog bezeichnet werden.

Jahresberichte, Jahresberichtsgespräche, Zielvereinbarungen und Selbstevaluation sind vereinbarte Elemente im Jahresablauf. Insbesondere eine funktionierende Dialogstruktur und Steuerungsebene sind für deren Erfolg wesentlich.

Deinet, U., Szlapka, M., Witte, W. (2008): Qualität durch Dialog. Bausteine kommunaler Qualitäts- und Wirksamkeitsdialoge. Wiesbaden.